A qualche anno dall'entrata in vigore dell'obbligo di adeguati assetti, un fenomeno diffuso tra le imprese italiane è la produzione di un documento formale — spesso un policy interna redatta da un consulente — che descrive un sistema di controllo mai realmente attivato nella gestione quotidiana.
La distinzione tra compliance formale e sistema funzionante emerge con chiarezza nel momento della crisi: un documento che descrive procedure di monitoraggio mai applicate concretamente non protegge l'amministratore, anzi può aggravarne la posizione, perché dimostra la consapevolezza dell'obbligo e la sua sostanziale disapplicazione.
I segnali che distinguono un sistema realmente funzionante da uno solo formale sono riconoscibili: la presenza di verbali periodici che discutono gli indicatori, l'aggiornamento regolare dei dati, decisioni gestionali che risultano effettivamente collegate alle risultanze del monitoraggio.
Per gli amministratori che vogliono davvero proteggersi, il consiglio pratico è meno costoso di quanto sembri: non serve un sistema sofisticato e costoso, serve un sistema semplice ma effettivamente usato, con tracce documentali della sua reale applicazione nel tempo — è quella prova, più della qualità intrinseca del sistema, che un tribunale valuta a posteriori.